Was war das noch gleich?
Ich wollte doch noch…
Gleich hab ich es wieder…
Diese kleine Stimme im Hinterkopf, die einen daran erinnert, dass irgendetwas vergessen wurde. Irgendeine Kleinigkeit sollte doch noch erledigt werden. Wenn man bloß drauf kommen würde…
Es ist Ende März, die Season steht vor der Tür und für die meisten Coaches häufen sich jetzt noch mal die Aufgaben. Es kommen Anfragen, Umstellungen, leider auch Verletzungen und Day-to-Day-Decisions dazu, die bewältigt werden wollen. Nebenbei haben die meisten auch noch einen normalen Job, Familie, Freunde und so etwas wie eigene Hobbies.
Diese vielen Anforderungen führen schnell zu einem Chaos im Kopf und dem Gefühl, etwas bleibe auf der Strecke liegen.
Der folgende Artikel soll Hilfestellungen geben, wie man sich als Coach in der heißen Phase der Saison sortieren kann, um so mehr Zeit für das Wesentliche zu haben: den wunderschönen Sport American Football.
Vom Kopf auf Papier
Es gibt nur wenige Menschen – sehr wenige – die sich alle ihre Aufgaben merken können, ohne dabei Stress zu verspüren. Bei allen anderen kommt irgendwann das oben beschriebene Gefühl, irgendetwas vergessen zu haben.
Um den Kopf zu entlasten, müssen die Gedanken aus dem Kopf und auf Papier (Handy, Tablet…). Damit wird wieder Speicher im Kopf frei, der zur Problemlösung benutzt werden kann.
Die gute alte To-Do-Liste ist somit nicht nur ein hilfreiches Instrument, um seine Aufgaben zu sortieren, sondern auch, um den Kopf zu entlasten.
Sie hat allerdings auch einen großen Nachteil, denn Papier ist geduldig. Durch das reine Aufschreiben einer Aufgabe wird diese noch nicht gelöst. Ist logisch, wird aber leider in der Praxis immer wieder übersehen.
Nachdem die Aufgaben in Schritt 1 also vom Kopf auf der To-do-Liste gelandet sind, werden sie jetzt in Schritt 2 dort abgearbeitet. Dazu gibt es verschiedene – kleine und große – Hilfsmittel.
Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix ist ein Instrument, um die Reihenfolge der To-do-Liste zu erstellen. Oder um generell Aufgaben eine Priorität zu verleihen. Eisenhower unterteilte seine Aufgaben in eine Vier-Felder-Matrix; sortiert nach den Kategorien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“.
Wichtig ist es, bei den Aufgaben ehrlich mit sich selbst zu sein. Wenn man alle Aufgaben als wichtig und dringlich deklariert, bringt das Instrument nicht viel. Ansonsten ist es eine sehr gute Methode, um seine To-Do-Liste zu sortieren und auch, um die Prio-Aufgaben zu erkennen und direkt zu erledigen.
Eat the Frog
Die meisten Menschen mögen keine Frösche, schon gar nicht roh. Auf diesem Gedanken basiert die Technik „Eat the Frog“.
Die Idee dahinter ist recht simpel: Mache die Aufgabe morgens zuerst, die dir das größte Unbehagen bereitet. Diese eine Task, vor der du am Abend vorher schon Angst hattest, die Bauchschmerzen bei dir auslöst. Keine andere Aufgabe wird gemacht, bis der Frosch komplett gegessen wurde.
Der daraus resultierende Effekt ist so gut wie einfach: Es fällt eine Last von deinen Schultern und der Kopf wird frei. Damit ist auch wieder Kapazität für die kleineren Aufgaben da.
The One Thing
Auch The One Thing beschäftigt sich mit der ersten Aufgabe des Tages. Im Gegensatz zu „Eat the Frog“ ist dies aber nicht zwangsläufig die unangenehmste Aufgabe.
Bei The One Thing wird die Aufgabe zuerst erledigt, die alle anderen Aufgaben einfacher macht. Man spricht hier auch vom Bottleneck; dem Teil der Flasche, wo ein Problem den ganzen Fluss des Wassers verstopft.
Um The One Thing zu erledigen, ist allerdings etwas Vorarbeit notwendig. Denn es bedarf einer Analyse, was das größte Problem gerade überhaupt ist. Ist dieses identifiziert, wird es erledigt. Daraus sollten sich einige andere Probleme direkt auflösen und andere leichter zu handhaben sein.
Parkinsonsche Prinzip
Das Vollenden einer Aufgabe nimmt so viel Zeit in Anspruch, wie zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Das besagt das Parkinsonsche Prinzip.
Jeder kennt dieses Phänomen aus dem Alltag, auch wenn es da nicht so sperrig erklärt wird. Wenn die Deadline am Mittwoch in drei Wochen ist, wird die Aufgabe am Mittwoch in drei Wochen fertig sein. Wenn die Deadline für dieselbe Aufgabe übermorgen ist, wird die Aufgabe übermorgen fertig sein.
Die Gründe sind vielfältig: Man überdenkt ein Problem, anstatt sich auf die Lösung zu fokussieren. Die Vollendung geht schnell, die Aufgabe wird aber immer wieder verschoben. Die Aufgabe wurde komplett vergessen, bis es einem siedend heiß kurz vor der Deadline wieder einfällt.
Wie kann ich mir mit dieser Erkenntnis jetzt bei Selbstorganisation helfen?
Der dahinterliegende Gedanke kann mich bei der Tagesplanung unterstützen. Nur, weil ich eine Woche Zeit für eine Aufgabe habe, muss ich dieser Aufgabe nicht auch eine Woche widmen.
Ich lege selbst fest, wie intensiv die Aufgabe ist und wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen wird.
So setze ich mir eigene Fristen, an denen ich mich dann orientieren kann. Bei jeder Planung sollte dabei immer etwas Pufferzeit eingesetzt werden.
Dann gehe ich die Aufgabe zielgerichtet an, zum Beispiel mit der gleich folgenden Pomodoro-Technik.
Ich kann die Idee hinter dem Parkinsonschen Gesetz also nutzen, um meine Aufgaben besser und effizienter zu planen.
Pomodoro-Technik
Eine kleine Küchenuhr, ein Zettel und ein Bleistift. Mehr braucht es für diese Technik nicht. Zettel und Stift sind für die To-do-Liste, die Küchenuhr für den Überblick über die Arbeitszeit. Den Namen hat die Technik übrigens von einer kleinen mechanischen Küchenuhr in Form einer Tomate.
Die zu erledigende Aufgabe wird klar beschrieben. Dann wird die Uhr auf 25 Minuten gestellt und die Arbeitszeit beginnt. Nach 25 Minuten gibt es eine Pause von 5 Minuten. Dieser Ablauf wird viermal wiederholt, danach folgt eine längere Pause von 20-30 Minuten.
Ihre Stärke entwickelt die Technik mit der kompletten Abschottung von Störungen aller Art während der 25 Minuten Arbeitszeit. Das Handy ist im Flugmodus (da kann man auch einen Timer nutzen), Telefon, Klingel und andere Störer sind aus. Der Fokus liegt also ganz auf der Tätigkeit und dem zu lösenden Problem. In den 5 Minuten Pause kann der Kopf sich kurz erholen, am besten bleibt aber auch dann das Handy aus, um keine Ablenkung zu suchen.
Nach zwei Stunden benötigen Kopf und Körper eine größere Pause, weil diese Art der konzentrierten Arbeit sehr fordernd sind.
Take-Home-Message
Die stressige und intensive Zeit des Footballjahres beginnt gerade für die meisten Coaches. Wie in diesem Artikel aufgezeigt, gibt es aber verschiedene Techniken und Hilfsmittel, die den Stress durch Selbstorganisation reduzieren können.
Dabei müssen die Techniken nicht immer speziell auf den Football angewendet werden. Es hilft auch, den Alltag oder die Arbeit mit mehr Struktur zu versehen, um den Kopf dann für die Aufgaben als Coach frei zu haben.
Wichtig ist es, die individuell passende Technik durch Ausprobieren zu finden; der eine mag eher Frösche, die andere eher Tomaten.
Text: Stephan Hütter
Bilder: Sebastian Ayernschmalz
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